Stark für Textarbeit, Ideen, Analyse und Einzelaufgaben ohne tiefe Prozessintegration.
Stark in Microsoft 365, wenn Rechte, SharePoint-Struktur und Arbeitsweise sauber sind.
Sinnvoll bei CRM, ERP, DMS, Telefonie, Spezialdaten, Quellenpflicht oder Workflows.
Die falsche Frage: Welches Tool ist das beste?
Viele Unternehmen starten mit der Toolfrage: Sollen wir ChatGPT kaufen? Brauchen wir Copilot? Müssen wir ein eigenes Corporate LLM bauen? Besser ist eine andere Reihenfolge: Welches Problem soll gelöst werden, welche Daten werden gebraucht und wie kritisch ist das Ergebnis?
Erst danach wird sichtbar, ob eine Standardlizenz genügt oder ob eine eigene Lösung nötig ist. Sonst entstehen typische Fehlkäufe: viele Lizenzen, wenig Nutzung, enttäuschte Erwartungen und später doch ein Integrationsprojekt.
Wann ChatGPT reicht
ChatGPT oder vergleichbare Team-Accounts sind sinnvoll, wenn Mitarbeitende allgemeine Wissens- und Textaufgaben schneller erledigen sollen. Dazu gehören Entwürfe, Zusammenfassungen, Ideen, Strukturierung, Recherchen mit Quellenprüfung oder interne Arbeitshilfen ohne sensible Daten.
Grenzen entstehen, wenn das Tool verbindlich auf interne Systeme zugreifen soll, Quellen dokumentieren muss oder personenbezogene und vertrauliche Daten verarbeitet werden. Dann braucht es Governance, Freigaben und gegebenenfalls eine kontrollierte Umgebung.
Wann Microsoft 365 Copilot passt
Copilot ist attraktiv, wenn ein Unternehmen stark in Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint und SharePoint arbeitet. Der Nutzen hängt aber stark von der Informationsarchitektur ab. Wenn SharePoint unaufgeräumt ist, Rechte historisch gewachsen sind und Dokumentversionen chaotisch liegen, automatisiert Copilot auch diese Unordnung.
Ein Unternehmen kauft Copilot-Lizenzen für Führungskräfte. Nach einigen Wochen zeigt sich: Besprechungszusammenfassungen helfen, aber die erwartete interne Wissenssuche bleibt schwach, weil relevante Dokumente in lokalen Laufwerken, alten Teams-Kanälen und unklar berechtigten SharePoint-Bereichen liegen.
Wann eine eigene KI-Lösung sinnvoll ist
Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn KI nicht nur assistieren, sondern einen Prozess abbilden soll. Beispiele sind ein Voice Agent für Telefonie, eine Wissens-KI mit geprüften Quellen, ein Angebotsassistent mit CRM- und ERP-Daten oder ein Agent, der Tickets vorbereitet. Hier sind Integration, Berechtigungen, Monitoring und Fachlogik wichtiger als die Oberfläche.
Entscheidungsfragen vor dem Kauf
- Welche konkreten Aufgaben sollen schneller oder besser werden?
- Welche Daten braucht die KI und wie sensibel sind diese Daten?
- Muss die KI nur antworten oder auch Systeme abfragen und Aktionen vorbereiten?
- Wie wichtig sind Quellen, Nachvollziehbarkeit und Audit Logs?
- Wer betreibt, pflegt und kontrolliert die Lösung nach dem Pilot?
Pragmatische Empfehlung für KMU
Kaufen Sie nicht zuerst Lizenzen. Starten Sie mit Use Cases, Datenlage und Risiko. Für viele Unternehmen ist ein Mix richtig: ChatGPT für allgemeine Produktivität, Copilot für Microsoft-365-nahe Arbeit und gezielte eigene Lösungen für Prozesse mit echtem ROI.
Tool-Auswahl sauber entscheiden?
Die Potenzialanalyse prüft Use Cases, Daten, Lizenzbedarf, Integrationsaufwand und Betriebskosten, bevor Budget in die falsche Richtung läuft.
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