Sagen Sie kurz, worum es geht. Ich nutze die Angaben zur Vorbereitung und Sie können danach direkt den Kalender öffnen.
BETREUTE DIGITALE ROLLEN
Digitale Unterstützung für Prozesse, die jeden Tag Zeit kosten
Sie mieten keine Software zum Selberbauen, sondern eine betreute digitale Rolle: für Telefon, Backoffice, Vertrieb, Dokumente oder Kundenservice – eingerichtet, überwacht und laufend verbessert.
Unverbindlich. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden.
Jede Rolle — granular in Aktivitäten
Sie mieten keine starre Rolle — Sie stellen sie aus Aktivitäten zusammen. Kern-Aktivitäten sind enthalten, optionale lassen sich im Erstgespräch einzeln an- und abwählen. So bleibt der Monatspreis ehrlich.
Details im Erstgespräch — keine Fake-Demo, ehrlich.
So verbindet sich die Rolle mit Ihren Systemen
Die Integration ist Teil der 5–10 Tage Einrichtung — keine Voraussetzung. Die Rolle startet auf Stufe 1 und wächst schrittweise in Ihre Systeme hinein.
⚡ Stufe 1 — Sofort, ohne Kundenzugriff
Eigene Telefonnummer, eigenes Postfach, Chat-Widget auf der Website (ein Zeilen-Code), Web-Formulare, PDF-Berichte per Mail. Die Rolle arbeitet ab Woche 1 — komplett in CSAI-Infrastruktur.
🔗 Stufe 2 — Standard-Schnittstellen
Kalender (Google/Outlook), E-Mail (IMAP/SMTP), CRM (HubSpot, Pipedrive u. a.), WhatsApp Business, MS Teams/Slack. Einmalige Freigabe, danach liest und schreibt die Rolle über offizielle APIs.
🏗️ Stufe 3 — ERP, DATEV & Individual-Systeme
Buchhaltung (DATEV), Branchensoftware, Eigenentwicklungen: per API/Webhooks oder — bei Alt-Systemen — über Datei- und E-Mail-Brücken. Wir klären im Onboarding, welcher Weg der sicherste ist.
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So sieht Ihre Rolle auf Ihrer Website aus
Unten links läuft gerade ein echtes Embed-Widget — genau so, wie es auf Ihrer Seite erscheinen würde. Stellen Sie ihm eine Frage zur Workforce.
⬅ Versuchen Sie es unten links
KONKRETES ERGEBNIS
Vorher, mit KI-Mitarbeiter, danach
Jede Rolle wird auf einen klaren Arbeitsablauf eingerichtet. So sehen Sie sofort, was sich im Alltag verändert.
VORHER
Anfragen bleiben liegen
Anrufe, E-Mails und Dokumente kommen ungeordnet an. Mitarbeitende suchen Informationen und priorisieren manuell.
MIT KI
Die Rolle sortiert vor
Die KI erfasst Daten, prüft Pflichtangaben, priorisiert Vorgänge und folgt Ihren Regeln.
DANACH
Das Team arbeitet direkt weiter
Ihr Team erhält eine klare Aufgabe mit Kontext, nächstem Schritt und Eskalation – statt einer ungeordneten Anfrage.
PASSEND ZU IHREM ALLTAG
Ein Einstieg, fünf typische Situationen
🔧 Handwerk
Anrufe aufnehmen, Dringlichkeit prüfen und Termine für den Außendienst vorbereiten.
🏠 Immobilien
Interessenten qualifizieren, Besichtigungen koordinieren und Exposé-Daten vorsortieren.
⚖️ Kanzlei
Neue Anfragen erfassen, Fristen markieren und Unterlagen für die Prüfung vorbereiten.
🩺 Praxis oder Pflege
Rückrufe, Terminwünsche und Dringlichkeit sauber aufnehmen und weiterleiten.
🏭 Industrie
Serviceanfragen, Produktdaten und Ersatzteilwünsche strukturiert an den richtigen Bereich geben.
BETREIBBAR IM ALLTAG
Was Sie nach dem Pilot sehen
Übergabe-Notiz
„Rückruf heute, Kunde Müller, Auftrag 1842, hohe Dringlichkeit, bevorzugt 14–16 Uhr.“
Wochenreport
Erledigte Vorgänge, Eskalationen, offene Punkte und Vorschläge zur Optimierung.
Menschliche Kontrolle
Unklare, sensible oder wichtige Fälle gehen nach Ihren Regeln an Ihr Team.
DER SICHERE EINSTIEG
14-Tage-Pilot für einen konkreten Prozess
Wir starten klein: eine Rolle, ein Ablauf, ein messbares Ergebnis. Danach entscheiden Sie auf Basis des Reports, ob der Regelbetrieb sinnvoll ist.
1 · Prozess wählen
Zum Beispiel Telefonannahme, Dokumenteneingang oder Follow-up.
2 · Pilot einrichten
Regeln, Systeme und Übergaben werden gemeinsam getestet.
3 · Ergebnis prüfen
Sie erhalten Report, offene Punkte und eine klare Empfehlung.
Ein KI-Mitarbeiter ohne Betreuung ist wie ein neuer Kollege ohne Einarbeitung. Deshalb managen wir den gesamten Betrieb:
🚀 Onboarding
Wir lernen Ihre Prozesse, richten Zugänge ein und konfigurieren den Mitarbeiter (5–10 Werktage).
📊 Wöchentlicher Report
Jeden Freitag: erledigte Aufgaben, gesparte Stunden, offene Punkte – messbar und transparent.
🔄 Monatlicher Optimierungs-Call
Wir besprechen neue Workflows, passen Regeln an und vertiefen die Rolle.
⚠️ Monitoring & Betreuung
Laufende Überwachung, Fehleranalyse und vereinbarte Reaktionszeiten – damit die Rolle im Alltag zuverlässig bleibt.
Zusammenstellen wie beim Personaldienstleister
Sie wählen die Rollen, die zu Ihrem Unternehmen passen – wir bauen das Team:
BEISPIEL: HANDWERKSBETRIEB MIT 15 MITARBEITERN
1× Telefon-Mitarbeiter (Handwerk)
Notfälle, Angebote, Termine
500 €
1× Büro-Manager
Mails, Rechnungen, Ablage
500 €
1× Vertriebs-Assistent
Angebote, Follow-ups, CRM
500 €
Monatliche Investition
3 digitale Vollzeit-Mitarbeiter
1.500 €
Zum Vergleich: Eine Bürokraft kostet häufig deutlich mehr als ein einzelner digitaler Prozessbaustein. Entscheidend ist nicht die Ersetzung von Menschen, sondern planbare Entlastung bei wiederkehrender Arbeit.
Ihr Einstieg: Der bezahlte Pilot
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Rolle wählen
Sie entscheiden, welcher Mitarbeiter zuerst startet
Ja – der Einstieg ist ein bezahlter 14-Tage-Pilot für 500 € (einmalig). Darin enthalten: Prozessaufnahme, Einrichtung, Testbetrieb und Abschlussreport. Erst danach entscheiden Sie über den Regelbetrieb (ab 500 €/Monat). So tragen wir das Risiko gemeinsam: Sie zahlen keinen Dauerbetrieb, bevor der Pilot bewiesen hat, dass die Rolle funktioniert.
Was brauchen wir von Ihnen für die Einrichtung?
Drei Dinge: (1) einen Ansprechpartner, der den Prozess kennt, (2) Zugänge zu den betroffenen Systemen – z. B. Telefon, E-Mail-Postfach, Kalender oder CRM – und (3) eine kurze Beschreibung, wie der Ablauf heute läuft. Technik-Vorwissen brauchen Sie nicht. Alles Weitere übernehmen wir.
Wo laufen die KI-Mitarbeiter – und was passiert mit meinen Daten?
Die Rollen laufen auf Servern in Deutschland (IONOS, EU-Rechenzentren) und nutzen ausgewählte, DSGVO-konforme Anbieter – z. B. Vapi für Telefonie. Ihre Daten werden zweckgebunden verarbeitet, nicht an Dritte weitergegeben und nicht für das Training fremder Modelle verwendet. Details regelt der Vertrag; Datenschutz ist ab dem ersten Gespräch Teil des Setups.
Kann ich Rollen später kombinieren oder tauschen?
Ja. Sie starten mit einer Rolle und erweitern Ihr digitales Team nach Bedarf – wie beim Personaldienstleister. Rollen lassen sich anpassen, wenn sich Ihre Prozesse ändern; im monatlichen Optimierungs-Call besprechen wir, was nachjustiert werden soll.
Ersetzt ein KI-Mitarbeiter meine Angestellten?
Nein – und das ist auch nicht das Ziel. Die Rollen übernehmen wiederkehrende, gut abgrenzbare Aufgaben (Anrufe annehmen, Belege sortieren, Termine koordinieren). Unklare, sensible oder wichtige Fälle gehen nach Ihren Regeln immer an Ihr Team. Ergebnis: planbare Entlastung statt Stellenabbau.
Wie lange dauert es, bis die Rolle arbeitet?
In der Regel 5–10 Werktage vom Pilot-Start bis zum ersten echten Betrieb. Einfache Rollen (z. B. Telefonannahme mit Standard-Skript) sind oft schneller einsatzbereit, komplexere Abläufe mit Systemanbindungen dauern etwas länger.
Kompakte Übersicht als Factsheet
Laden Sie sich alle Kerninformationen als kompakten One-Pager herunter. Ideal zum Weiterleiten an Kollegen oder für interne Präsentationen.
Externe Lizenzen, umfangreiche Datenbereinigung, größere ERP-/CRM-Umbauten und rechtliche Einzelfallberatung werden vor Projektstart separat eingeordnet.
Hallo! Ich bin Ivos digitaler Begleiter. Hast du tiefere Fragen zu dieser spezifischen Leistung oder suchst nach Beispielen aus der Praxis? Frag mich einfach!
Welche Branche oder welches Ziel ist für dich gerade am wichtigsten?
